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Introduzione

Le procedure di inserimento ed elaborazione dei movimenti contabili previsionali consentono di elaborare un bilancio previsionale inclusivo di movimenti economici e finanziari non effettivamente registrati in contabilità. E’ quindi possibile elaborare crediti e debiti ancora da maturare, previsioni di ricavi e costi, piuttosto che ammortamenti parziali o qualsiasi altro tipo di conto predisposto dall’operatore.

Descrizione

La gestione delle elaborazioni previsionali si compone di 4 punti fondamentali:

1. Inserimento e manutenzione delle registrazioni previsionali dell’utente
2. Annullamento delle operazioni previsionali durante la contabilizzazione definitiva delle relative voci
3. Generazione automatica delle registrazioni previsionali riguardanti incassi e pagamenti alla data (scadenziario), previsioni di fatturazione attiva e passiva alla data (da ordini clienti e fornitori), ammortamenti alla data.
4. Inclusione dei movimenti previsionali nelle elaborazioni di bilancio.

1. Inserimento registrazioni previsionali utente
La procedura per gestire le registrazioni contabili previsionali si trova sotto il menu COGE🡪 Registrazioni previsionali.
La maschera si compone di 2 sezioni, una griglia con l’elenco di tutte le registrazioni previsionali esistenti (filtrabile con tutti i classici strumenti di Jazz disponibili con un click sul tasto destro del mouse) e una sezione per l’inserimento o variazione della singola registrazione previsionale, coi relativi movimenti in Dare e Avere.
L’inserimento di una registrazione previsionale è del tutto simile all’inserimento di una reale registrazione contabile, semplificato dalla mancanza di dati non indispensabili quali i riferimenti documentali, i riferimenti IVA ed i dati di pagamento. Nonostante la mancanza di questi dati è comunque possibile inserire registrazioni previsionali di tipo “fattura emessa” o “fattura ricevuta”, con la relativa movimentazione dei conti IVA relativi.
Con questa procedura è possibile inserire, modificare o eliminare le registrazioni previsionali identificate dalla classe “USER”  (= registrazioni utente). I movimenti previsionali raggruppati sotto le altre classi “SCAD”, “CESPITI”, “OC”, “OF” sono registrazioni inserite automaticamente dal sistema in fase di elaborazione bilancio previsionale. Non è necessario eliminarle o aggiornarle in quanto verranno sempre eliminate e rigenerate dal sistema al momento dell’elaborazione di bilancio. Si ricorda che per l’operatore sarà sempre possibile scegliere quale tipo di previsioni inserire a bilancio.

Per inserire una nuova registrazione è sufficiente eseguire i seguenti punti :
- confermare il numero progressivo interno di registrazione proposto dal sistema
- specificare la data di competenza della registrazione
- Scegliere una causale contabile 
- specificare nel dettaglio contabile i conti da movimentare in Dare e in Avere

Come anticipato precedentemente, vista la mancanza dei riferimenti IVA, non sarà necessario specificare un dettaglio IVA nelle registrazioni di tipo Fattura emessa o ricevuta.
La registrazione previsionale dovrà comunque risultare “quadrata”, quindi si dovranno inserire sempre almeno 2 movimenti, uno in Dare e uno in Avere  (1).

(1) La procedura di registrazione prevede solo un controllo di quadratura degli importi in dare/avere. L’inserimento di una registrazione coerente, benché previsionale, richiede un minimo di domestichezza con la partita doppia.

Come per le registrazioni contabili reali, è possibile selezionare un conto scegliendolo dalla lista conti <F3>; per selezionare un conto contabile ordinario si può digitare nella colonna [T] (tipo) la lettera “O”  e poi premere il tasto di lista <F3> sulla colonna [Conto].

Per selezionare un conto Cliente o Fornitore invece, si può digitare nella colonna [T] la lettera “C” per i clienti o la lettera “F” per i fornitori e poi premere il tasto di lista <F3> sulla colonna [Conto] per aprire la corrispondente lista.

Nel caso risulti attivata l’opzione generale “Rilevazione movimenti per competenza” (vedi Strumenti/Opzioni/COGE,  opzione Registrazioni contabili per competenza) , nel dettaglio contabile della registrazione previsionale risulteranno visibili anche le 2 colonne [Valido dal] e [Valido al], che consentono di specificare, per i conti di economico (costi e ricavi), periodi di competenza contabile differenti rispetto alla data di registrazione.

Per modificare una registrazione previsionale esistente è sufficiente identificarla nell’elenco sovrastante e fare un doppio click su una delle corrispondenti righe di movimento per caricarla nella sezione sottostante.
Una volta apportate le dovute modifiche sarà sufficiente premere il pulsante Salva per confermare le variazioni.

Per eliminare una registrazione previsionale la si dovrà richiamare dall’elenco delle movimentazioni esistenti allo stesso modo della modifica, e poi si dovrà premere il pulsante Elimina.

Si ricorda che l’esistenza in archivio di registrazioni previsionali di qualsiasi classe non inficia in alcun modo le elaborazioni contabili esistenti. Queste verranno considerate opzionalmente solo durante le elaborazioni di bilancio.

Registrazioni previsionali ricorrenti 

Quando un’operazione previsionale si ripete ad intervalli regolari (ad esempio il pagamento di un fitto mensile, gli stipendi mensili dei dipendenti, le assicurazioni semestrali degli automezzi, le spese periodiche per servizi di pulizia, gestione paghe, consulenze fiscali e legali ecc.) è possibile inserire la registrazione relativa alla prima ricorrenza dell’esercizio e poi replicarla automaticamente in base ad una periodicità selezionabile. Questo consente di sviluppare velocemente piani di pagamenti previsionali completi e dettagliati ed ottenere bilanci previsionali attendibili e funzionali.
Per replicare un’operazione previsionale inserita, fare 1 click col tasto destro del mouse sopra una qualunque riga della registrazione

Dal menu popup scegliere la voce “Replica registrazione”

Impostare il numero di ricorrenze da aggiungere oltre alla prima già inserita e scegliere la periodicità:

Nell’esempio sovrastante, si è scelto di aggiungere altre 11 mensilità per ottenere in totale 12 registrazioni mensili previsionali. Se la prima registrazione è datata a “fine mese”, il programma manterrà il corretto fine mese anche per le successive ricorrenze automatiche.
E’ possibile scegliere periodicità mensili, bimestrali, trimestrali, quadrimestrali, semestrali e annuali.
Confermando, verranno create altre N registrazioni identiche all’originaria, con data registrazione relativa al periodo pianificato.

Eliminazione di una registrazione previsionale

Per eliminare una singola registrazione previsionale è sufficiente selezionarla con un doppio click nell’elenco delle operazioni e, una volta riportata nella sezione sottostante, premere il pulsante Elimina.

2. Annullamento delle registrazioni previsionali 

Per mantenere la validità delle operazioni previsionali inserite è necessario che le registrazioni pianificate siano sostituite dalle equivalenti registrazioni contabili effettive, quando queste si manifestano. Ad esempio, se prevedo un’operazione mensile di rilevazione costi di affitto, quando si registrerà in contabilità la fattura relativa all’affitto, il costo diventerà effettivo quindi si dovrà annullare la rilevazione previsionale in modo che il bilancio non consideri un doppio costo (uno effettivo ed uno previsionale per lo stesso periodo). 
Per agevolare questa operazione di sostituzione il programma segnala la presenza di una o più operazioni previsionali compatibili con la registrazione che si sta inserendo durante la normale contabilizzazione dei movimenti. E’ quindi importante che l’operatore che registra la contabilità faccia attenzione a selezionare le eventuali operazioni previsionali proposte dal programma, affinché tali registrazioni possano essere “annullate” e di conseguenza non più considerate dai bilanci previsionali.

Nell’esempio qui sopra, durante il salvataggio di una rilevazione contabile del fitto relativo al mese di gennaio, il programma visualizza un elenco di registrazioni previsionali che risultano compatibili con la registrazione corrente (viene valutata l’affinità del fornitore, dei conti, della causale ecc. ecc.). Selezionando una riga della registrazione previsionale numero 1-2022 (previsione del fitto di gennaio) e confermando, il programma considererà tale previsione come “annullata”, in quanto sostituita interamente dalla rilevazione contabile definitiva.

Le operazioni previsionali possono essere annullate anche manualmente. Se in sede di elaborazione bilancio previsionale ci si dovesse rendere conto che risultano ancora considerate delle previsioni non più valide, sarà sufficiente aprire la procedura Registrazioni previsionali, identificare le registrazioni previsionali non più valide o scadute e procedere con l’annullamento in questo modo:
a) selezionare con un click una riga qualunque dell’operazione previsionale da annullare
b) fare un click col tasto destro del mouse e scegliere la voce Annulla registrazione
c) confermare il messaggio di richiesta annullamento operazione.
Per visionare le operazioni annullate, che altrimenti non risultano più visibili, è sufficiente spuntare la casella in maschera “Includi annullate”: tutte le operazioni annullate verranno visualizzate in rosso.
Per ripristinare un’operazione previsionale erroneamente annullata, è sufficiente seguire questi passaggi:
a) selezionare con un click una riga qualunque dell’operazione previsionale da ripristinare
b) fare un click col tasto destro del mouse e scegliere la voce Ripristina registrazione
c) confermare il messaggio di richiesta ripristino operazione.

Differenza tra Annullamento ed Eliminazione di un’operazione previsionale

Una registrazione previsionale annullata, non viene più considerata nelle elaborazioni previsionali (bilancio) ma rimane disponibile negli archivi. Il mantenimento in archivio delle registrazioni annullate consente di riportare ad ogni nuovo anno di esercizio tutte le operazioni previsionali inserite l’anno prima, riattivandole con le nuove date di competenza. Questa operazione, molto semplice, consente di risparmiare molto tempo nella definizione iniziale dei nuovi piani previsionali.
Al contrario, una registrazione eliminata viene cancellata definitivamente dagli archivi e non sarà più recuperabile.

3. Generazione automatica delle registrazioni previsionali 

Il sistema è in grado di generare in modo automatico alcuni tipi di registrazione previsionale. La generazione avviene in tempo reale durante l’elaborazione di un bilancio previsionale ed è gestita in modo completamente automatico.
Registrazioni previsionali di incassi e pagamenti
Le scadenze di incasso e pagamento, esistenti nello scadenziario, sono riconducibili a delle registrazioni previsionali di incasso e di pagamento alla data di scadenza. Se nelle scadenze elaborate sono riportati i corretti riferimenti bancari (banche proprie) i conti di saldo utilizzati per chiudere le partite dei clienti e dei fornitori saranno i corrispondenti conti bancari. In caso contrario verrà utilizzato il conto cassa generico.
In questo modo sarà possibile elaborare un bilancio previsionale che tenga conto del “cash flow” relativo ai mesi futuri.
Registrazioni previsionali di fatturato attivo e passivo da ordini
Allo stesso modo, laddove configurato, il sistema può generare delle registrazioni previsionali di vendita o di acquisto (fatture attive e passive) basandosi sui portafogli ordini clienti e fornitori ancora attivi. 
Per i clienti verranno “emesse” delle fatture con competenza pari alla data di consegna prevista, di importo pari al corrispettivo ancora residuo e con le modalità di pagamento previste dal singolo ordine.
Allo stesso modo, per i fornitori verranno inserite delle registrazioni di fatture di acquisto con competenza fine mese rispetto al mese di consegna previsto per la merce residua.
Per entrambi i tipi di registrazione verranno inoltre generate le corrispondenti registrazioni di incasso e pagamento alla data, nel rispetto dei termini di pagamento impostati proprio sulle fatture previsionali inserite.
Tutto questo consentirà non solo di avere previsioni sui ricavi e sui costi, ma anche sulle liquidità finanziarie e sui crediti e debiti verso i fornitori (e verso l’erario IVA).
Ammortamenti
Per concludere, il sistema è in grado di inserire delle registrazioni previsionali sugli ammortamenti calcolati alla data del bilancio. Basandosi sull’archivio cespiti esistente, il sistema eseguirà un calcolo delle quote e dei fondi riproporzionato sulla data di elaborazione ed inserirà le corrispondenti registrazioni di rilevazione nell’archivio previsionale. In questo modo il bilancio previsionale potrà considerare anche i costi relativi agli ammortamenti che generalmente vengono rilevati solo a chiusura dell’esercizio contabile.

4. Inclusione dei movimenti previsionali nelle elaborazioni di bilancio.

In modo predefinito, le registrazioni previsionali non vengono considerate nelle elaborazioni di bilancio.
Per includere o meno una o più classi di registrazioni previsionali sarà sufficiente spuntare la casella Includi movimentazioni previsionali di tipo nelle varie maschere di bilancio.
La sola spunta della casella, senza indicazione alcuna delle classi da elaborare, incorporerà nel bilancio solo le registrazioni previsionali utente.  Per includere le previsioni di incasso/pagamento, di fatturazione attiva o passiva o degli ammortamenti si deve premere il tasto di lista <F3> sul campo a fianco della casella e selezionare le classi di interesse.

Se l’inclusione dei movimenti previsionali risulta selezionata, il sistema procederà, appena prima dell’elaborazione di bilancio, a rigenerare le registrazioni previsionali automatiche per le classi selezionate in modo da avere sempre una visione dei conti aggiornata in tempo reale.

Per ottenere un bilancio reale, senza previsioni, sarà sufficiente togliere la spunta dalla casella Includi movimentazioni previsionali.

Note

Per ottenere un’elaborazione previsionale degli ammortamenti coerente è necessario che l’archivio cespiti sia ben definito e che l’elaborazione standard degli ammortamenti annuali possa essere eseguita con esito positivo.
L’elaborazione previsionale degli incassi e dei pagamenti da scadenziario, considererà tutte le scadenze scadute come incassate/pagate alla data odierna.
L’elaborazione previsionale delle vendite e degli acquisti da ordini considererà tutte le consegne residue scadute come consegnate alla data odierna; di conseguenza la relativa fatturazione prevista verrà gestita con competenza “fine mese” del mese corrente.

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