Introduzione

In Jazz, l'elaborazione di un budget consiste nel confrontare i saldi di un bilancio periodico con delle soglie di valori (obiettivi) preimpostate dall'operatore in modo da valutarne lo scostamento.
In particolare, i valori obiettivo per ciascun conto di interesse sono impostabili per esercizio e vengono automaticamente riproporzionati in base al periodo di sviluppo del bilancio stesso. Ad esempio impostando un budget di esercizio di 10.000€ per un conto tipo “Spese energia elettrica”, questo verrà riproporzionato in 5.000 € in caso di analisi di un bilancio semestrale oppure in 2.500€ in caso di bilancio trimestrale. In questo modo l'analisi dello scostamento sarà coerente rispetto all'effettivo periodo di consolidato analizzato.

Descrizione

Per elaborare un budget è necessario creare innanzitutto il relativo “Scenario di budget”.  Jazz consente di creare più scenari di budget diversi anche per lo stesso esercizio.

La procedura per elaborare un budget è avviabile dal menu COGE 🡪 Elaborazione bilancio 🡪 BUDGET

Per creare un nuovo scenario di budget è sufficiente cliccare sull'etichetta Scenario di budget; Verrà visualizzata l'anagrafica dello scenario di budget nella quale definire i relativi dati:

Il periodo dello scenario è liberamente definibile dall'utente. Si potrebbe voler definire un budget biennale, oppure solamente per un periodo limitato all'interno dell'esercizio. In linea generale il periodo di un budget è pari al periodo dell'esercizio contabile corrispondente. Nell'esempio riportato in figura, il budget 2016 generato consentirà di specificare dei valori di obiettivo per i conti per l'intero esercizio. 
Salvato lo scenario e ritornati sulla procedura dei bilanci, si potrà richiamare lo scenario di budget di riferimento premendo F3 sul relativo campo.

A questo punto risulterà importante definire il periodo di elaborazione del bilancio civilistico, specificando le date nei 2 campi  Dalla data e alla data.

Se il budget è stato creato per un periodo equivalente all'anno contabile, il bilancio può essere elaborato liberamente per periodi che vanno da un singolo giorno all'intero anno contabile. Ad esempio, un bilancio elaborato per il primo semestre 2016 restituirà i saldi contabili al 30/06/2016 e tali saldi potranno essere confrontati con gli obiettivi fissati per l'intero anno 2016, debitamente riproporzionati a 6 mesi dalla procedura.

Per registrare gli obiettivi in valore per i singoli conti sarà sufficiente posizionarsi sulla colonna [Budget] e, in corrispondenza di ogni singolo conto di interesse, digitare direttamente il valore del budget/obiettivo.

Nota:
il valore del budget deve essere espresso in relazione al periodo di validità definito per lo scenario di budget stesso e non in base al periodo di elaborazione bilancio.

Terminata la digitazione dei valori di budget per i vari conti, premere Elabora per salvare i dati e lanciare contestualmente una prima elaborazione.
L'elaborazione del bilancio e del budget è soggetta a diverse opzioni applicabili; qui di seguito quelle più significative:

1. Elabora solo il conto Economico
Nella maggior parte dei casi, i budget vengono impostati sui costi e sui ricavi di esercizio, quindi è possibile attivare questa opzione per escludere a priori lo stato patrimoniale.

2. Includi conti con saldo a zero
Se nei normali bilanci civilistici i conti con saldo a zero non sono significativi, in fase di definizione del budget può essere utile integrarli per potervi collegare un valore di obiettivo.

3. Includi movimentazioni previsionali
In caso di utilizzo delle movimentazioni previsionali, è possibile integrare nel bilancio anche tali registrazioni, al fine di estrarre dei valori di saldo futuri o previsti. E’ inoltre possibile integrare previsioni automatiche di costi e ricavi basate sullo scadenziario attivo e passivo e sui portafogli ordini attivi e passivi esistenti (1)

(1) l'elaborazione dei portafogli ordini potrebbe richiedere procedure aggiuntive ad-hoc per la propria gestione.

L'elaborazione di un bilancio con relativo scenario di budget, visualizzerà le seguenti colonne di dati:

Budget
Contiene i valori obiettivo definiti dall'operatore per lo scenario di budget corrente.

Consuntivo
Il saldo dei conti di bilancio elaborati nel periodo impostato, comprensivo di eventuali previsioni.

Budget YTD   “Year To Date”
Rappresenta il valore obiettivo riproporzionato sul periodo di elaborazione bilancio. 

Scostamento
riporta lo scostamento assoluto del [Consuntivo] rispetto al [Budget YTD]

Esempio:

In questo esempio, il budget è definito per l'intero anno 2016 mentre il bilancio è stato elaborato solo per il primo semestre. Come si può notare l'obiettivo annuale di 5.000 € per il ricavo vendita prodotti finiti è stato riproporzionato per 6/12 come da periodo di bilancio. In questo modo il saldo contabile di 4.448 relativo al primo semestre può essere confrontato con un obiettivo coerente riportando uno scostamento positivo di 1.948 euro. 

Si deduce che per elaborare correttamente un budget coi relativi scostamenti, il periodo di bilancio deve essere sempre selezionato in base al reale consolidamento dei dati contabili esistenti. Ad esempio, se la contabilità risulta registrata per i primi 3 mesi di esercizio, il bilancio dovrà essere elaborato al 31/03/2016 in modo che gli obiettivi annuali impostati possano essere riproporzionati a 3 mesi. In caso contrario, lasciando ad esempio il periodo di bilancio sull'intero anno, il consuntivo sarà sempre relativo al primo trimestre di dati ma lo scostamento verrò calcolato sull'intero budget annuale.

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