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Esistenza: definisce la quantità fisica di un prodotto/bene in carico. Aumenta solo in caso di acquisti, diminuisce solo in caso di cessione (furto, smarrimento, alienazione, rottamazione).

Impegnato: la quantità di un prodotto non disponibile per il noleggio in quanto già noleggiata. L’impegnato aumenta a fronte di una bolla di noleggio e diminuisce a fronte di un rientro da noleggio. L’impegnato NON può essere maggiore all’esistenza.

Disponibilità: è la differenza tra esistenza e impegnato, indica la quantità di un prodotto ancora disponibile per il noleggio.

Nota bene: Impostando in anagrafica articolo come classe “SV:Servizio” l’articolo specificato non verrà considerato dalle procedure di magazzino e la sua esistenza/disponibilità non verranno mai modificate.  Un articolo di classe “servizio” può essere una spesa accessoria, un servizio o un qualsiasi bene non materiale del quale non è necessario tenere traccia in magazzino.

Quando si codifica un nuovo articolo (Es: ZOOM) esistenza e disponibilità sono a 0. A seguito di un inventario o di un acquisto si provvede a caricare a magazzino la quantità in possesso:

Se si conosce già la situazione di impegnato perché, ad esempio si sa che di questi ZOOM 2 sono già noleggiati o fuori sede si provvede a sistemare la situazione di impegnato

A fronte di questi due movimenti la situazione dell’articolo ZOOM (assumendo che la movimentazione sia stata effettuata sul magazzino SEDE) sarà la seguente:

Nel caso l’articolo ZOOM debba essere gestito per matricole si deve provvedere a creare tante matricole quante ne si necessita preferibilmente indicandone lo stato come “Disponibile”, in questo caso 5: 1001, 1002, 1003, 2000, 3000 e si deve procedere a movimentare l’articolo e le sue matricole di conseguenza. Analogamente all’esempio di cui sopra si registrano i carichi a quantità con un documento di magazzino:

Si registrano gli Impegni, sempre con un documento di magazzino:

A fronte di queste movimentazioni la situazione dell’articolo ZOOM sarà la seguente:

Analogamente a quanto avviene per la movimentazione senza matricole. E’ possibile consultare la situazione matricole dell’articolo per entrare nel dettaglio.

E’ implicito che la movimentazione di un articolo gestito a matricola potrà consentire solo quantità uguali a 1.

Essendo la matricola un identificativo di uno specifico oggetto fisico che può essere guasto, in manutenzione o comunque non disponibile per motivi indipendenti dal noleggio e dalla sua movimentazione è possibile forzarne il suo stato a “non disponibile” (o altro, vedi tabelle Stati macchine/attrezzature/matricole) per impedirne l’utilizzo nei documenti gestionali. 

N.B: Impostare una matricola a “non disponibile”, “in manutenzione” o ad altro stato NON varia né l’esistenza, né la quantità impegnata dell’articolo, mentre al contrario una movimentazione di impegno di una matricola porrà la stessa in stato “Non disponibile” e analogamente una movimentazione di disimpegno la porrà in stato “Disponibile”

La movimentazione di magazzino avviene tramite documenti il cui comportamento è identificato dalla loro causale. Una bolla può essere emessa per diverse “motivazioni” (causali): noleggio, vendita, riparazione, trasferimento e altro, il suo comportamento è determinato dalla causale documento (Tabelle Causali documento). Ad ogni causale documento sono associate delle causali di magazzino (v. tabelle causali magazzino) che provvedono a registrare le transazioni e a modificare esistenza e impegnato a seconda delle impostazioni. 

La movimentazione di magazzino viene effettuata ad ogni salvataggio di documento (se impostato in tabelle Tipi documento, opzione obbligatoria se si vuole gestire il magazzino)  

Schema movimentazione magazzino

Di seguito vengono elencate delle situazioni tipo con codici causali mnemonici il cui significato è il seguente.

Causali documento:

Causali di magazzino:

(*) La movimentazione di trasferimento prevede DUE magazzini: quello “sorgente” e quello di “destinazione” che vanno movimentati in maniera speculare, è quindi compito dell’operatore specificare correttamente i due codici magazzino da movimentare. Es.: se trasferisco materiale in conto deposito presso sede Londra (ipotetico magazzino a Londra precedentemente codificato come MAUK – vedi tabelle ubicazioni) il magazzino sorgente sarà SEDE (movimentato come scarico per noleggio SCAN) e il magazzino destinazione sarà MAUK (movimentato come Carico per noleggio CARN). Al rientro da CDEP verrà scaricato il magazzino MAUK e caricato il magazzino SEDE.

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