Introduzione

La procedure di inserimento ed elaborazione dei movimenti di contabilità analitica (COAN) a partire dalla contabilità generale (COGE) consentono, in modo semplice, di addebitare e distribuire i costi diretti sostenuti sui vari centri di costo identificati in azienda.
Per costi “diretti” si intendono tutte le voci di costo rilevanti ai fini del bilancio e consuntivate da registrazioni contabili.
Nel caso si volessero monitorare, oltre ai costi, anche le marginalità (redditività) per centro di costo, è possibile rilevare e distribuire per centro anche i ricavi delle vendite.

Questo modulo semplificato affianca il modulo di Contabilità Analitica Standard che, attraverso procedure di rilevazione altamente personalizzabili, consente di tracciare tutti i fatti interni di gestione che si sviluppano in un’azienda, anche quelli non espressamente legati alla contabilità generale.

Descrizione

La gestione delle movimentazioni COAN si compone di 3 punti fondamentali:

1. Identificazione e inserimento dei centri di costo – Piano dei conti COAN
2. Definizione della causali di registrazione COAN
3. Collegamento tra i conti COGE ed i conti COAN
4. Inserimento e manutenzione delle registrazioni di Contabilità analitica per la movimentazione dei c.c.
5. Visualizzazioni ed elaborazioni


1. Inserimento dei Centri di Costo

I centri di costo devono essere codificati nel “Piano dei Conti” di contabilità analitica. Ogni centro di costo identificato deve essere codificato come un conto all’interno del piano dei conti COAN
La codifica del piano dei conti COAN è libera e consente di strutturare i centri di costo sia in modo lineare (1 livello) e sia con una codifica gerarchica e strutturata che permette di ottenere rendicontazioni su più livelli (1)
Esempio di codifica lineare (1 livello):


A

Centro costo A

B

Centro costo B

U

Uffici

L1

Linea 1 di produzione

L2

Linea 2 di produzione


Esempio di codifica strutturata a livelli:


01

Sede 1

01.01

Amministrazione sede 1

01.02

Produzione sede 1

01.02.001

Produzione sede 1\linea 1

01.02.002

Produzione sede 1\linea 2

01.03

Magazzino sede 1


(1) Eventuali rendicontazioni strutturate su più livelli potrebbero richiedere dei moduli personalizzati aggiuntivi.

Prima di codificare i centri di costo nel Piano dei Conti COAN è necessario definire la struttura della codifica. Per fare questo entrare nelle Opzioni di Jazz nella sezione COAN dal menu Strumenti🡪Opzioni🡪COAN.
Per una codifica semplice a 1 livello è possibile definire una struttura di codifica che preveda solo il livello ultimo (il livello 4), come in questo esempio che prevede una codifica ad un massimo di 6 caratteri:



In caso di una codifica più strutturata, ad esempio a 3 livelli, con 2 cifre destinate al mastro, 2 cifre destinate al conto e 3 cifre destinate al sottoconto (per un totale di 7 caratteri) è possibile definire la codifica come in figura:



Confermate le opzioni, sarà possibile procedere con la codifica dei conti COAN (centri di costo).


Per codificare un centro di costo aprire il piano dei conti dal menu COAN--> Piano dei conti



L’anagrafica del centro di costo è molto semplice e richiede poche informazioni.
E’ sufficiente definire un codice per il centro di costo (seguendo le logiche di codifica definite al punto precedente), una descrizione, il gruppo di appartenenza (generalmente Centro di costo), una categoria opzionale e delle eventuali annotazioni.
Per salvare le modifiche premere Salva.

Per eliminare un centro di costo (che non deve risultare movimentato), richiamarlo in anagrafica digitandone il codice o selezionandolo dalla lista (F3) e successivamente premere il pulsante Elimina.


2. Definizione delle causali di registrazione COAN

Una causale COAN serve a descrivere e categorizzare una specifica movimentazione applicata ad un centro di costo e soprattutto consente di identificare uno o più centri di costo coinvolti dal movimento e la relativa percentuale di suddivisione del valore della rilevazione.
Per creare una causale COAN entrare nel menu File🡪Tabelle🡪Documenti  ed aprire la tabella Causali COAN .
Digitare un codice per la causale e la relativa descrizione poi, nella griglia di ripartizione, selezionare tramite la lista di ricerca (F3) i centri di costo da movimentare e per ciascun conto indicare la % di ripartizione.
Ovviamente, la sommatoria di tutte le % indicate deve risultare pari a 100.
E’ possibile anche non specificare alcun centro di costo. In questo caso, in sede di registrazione, verranno utilizzati i centri di costo collegati ai singoli conti contabili movimentati o, in assenza di questi, il centro di costo predefinito specificato nelle opzioni generali del programma.
L’esempio che segue mostra una causale correttamente configurata una semplice rilevazione di addebito su un singolo centro di costo:



In questo secondo esempio viene codificata una causale generica “GIROCONTO”, da utilizzare come causale predefinita per le registrazioni derivanti da prima nota contabile (no acquisti, no vendite):


Come si può rilevare, non è stato preassegnato alcun centro di costo, vista le genericità della causale.




3. Collegamento tra i conti COGE e i conti COAN

La contabilità analitica gestita con questo modulo, come indicato in precedenza, è direttamente dipendente dalla contabilità generale. La rilevazione di un costo economico in contabilità generale deve risultare sempre replicata in contabilità analitica e distribuita in almeno un centro di costo generico o specifico. Tale distribuzione viene effettuata in modo completamente automatico e può essere poi verificata e modificata dall’operatore in sede di registrazione contabile.
Per consentire alla procedura di generare in modo automatico le rilevazioni COAN è necessario che tutti i conti di costo COGE siano collegati al relativo centro di costo, qualora sia possibile una relazione 1 a 1, oppure ad una causale di contabilità analitica qualora sia possibile predeterminare la suddivisione di un costo in più centri di costo diversi. In assenza di questi collegamenti, verranno usati i parametri di default che permetteranno di creare delle registrazioni COAN generiche ma coerenti con la registrazione COGE di provenienza.

Quando un costo economico può essere relazionato ad uno specifico centro di costo (ad esempio i costi di cancelleria possono essere collegati al centro di costo Amministrazione) è possibile creare la connessione tra i 2 conti direttamente nell’anagrafica Piano di Conti COGE (menu COGE--> Piano dei Conti), come in figura:



In questo esempio, il conto di costo 8202004-Spese di cancelleria è stato collegato direttamente all’unico centro di costo 0101099-UFFICI.
Questo tipo di collegamento farà sì che in sede di rilevazione contabile del costo Spese di cancelleria (tramite la registrazione di una fattura di acquisto) venga generato un movimento di addebito per il valore del costo sul centro di costo UFFICI. Ovviamente, tale movimento potrà essere variato liberamente dall’operatore.

Nel caso in cui un costo economico può essere distribuito tra più centri di costo (ad esempio i costi di energia elettrica possono essere distribuiti in modo proporzionale agli uffici e ai reparti di produzione) è possibile creare la relazione utilizzando una causale COAN .
Se, ad esempio, volessimo addebitare i costi dell’energia elettrica a tutti e 3 i reparti della nostra azienda (uffici, centro produzione A e centro produzione B) dovremmo creare una causale di rilevazione costi di energia elettrica che preveda già la suddivisione del costo contabile nei 3 centri di costo, ognuno con la propria percentuale di competenza.
Segue un esempio di codifica di causale COAN con ripartizione pre-determinata:



Una volta configurata la causale COAN è possibile collegarla al conto economico di costo per consentire la generazione automatica delle movimentazioni COAN.
Richiamare quindi il conto di costo nel Piano dei Conti COGE e compilare il campo Causale COAN, indicando la causale appena inserita, come in figura:



Salvare per confermare l’associazione.

In assenza di una delle 2 forme di associazione tra conto contabile e centro di costo sopra descritte, la procedura provvederà ad utilizzare i parametri di default coi quale generare una registrazione COAN coerente.
Per impostare i parametri di default obbligatori entrare nelle opzioni di Jazz dal menu Strumenti 🡪 Opzioni  🡪 COAN e specificare le tra causali predefinite insieme al centro di costo generico predefinito come nell’esempio che segue:



Le causali di default impostate in questa sezione devono ovviamente risultare già codificate nella propria anagrafica (File\Tabelle\Documenti\Causali COAN).
Allo stesso modo il centro di costo predefinito deve risultare già codificato nel Piano dei Conti COAN.


4. Inserimento e manutenzione delle registrazioni di Contabilità analitica per la movimentazione dei c.c.

Come già anticipato nei paragrafi precedenti, le registrazioni COAN vengono automaticamente generate in sede di registrazione contabile di acquisti, vendite o di prima nota che coinvolgano un conto economico.
Le registrazioni sono generate utilizzando la causale di default associata al tipo di movimentazione piuttosto che con la causali specificate sui singoli conti movimentati. I centri di costo da movimentare, a loro volta, vengono recuperati dalle associazioni dirette esistenti sui conti COGE movimentati o, in assenza di tali associazioni, viene usato il centro di costo predefinito nelle opzioni.

Questi automatismi consentono di:

a) generare le movimentazione della contabilità analitica senza che l’operatore contabile sia necessariamente coinvolto nell’operazione, soprattutto nel caso in cui tale operatore non sia l’addetto preposto alla gestione della contabilità analitica.

b) generare sempre delle movimentazioni coerenti dal punto di vista dei valori anche se definite in modo molto “generico”, che possono essere riprese ed aggiornate in secondo tempo, quando possibile.

Se si desidera intervenire sui movimenti COAN subito dopo aver salvato la registrazione contabile di derivazione, è sufficiente abilitare la casella Apri analitica dopo il salvataggio presente sulla testata della registrazione contabile


In questo modo, subito dopo il salvataggio della registrazione si aprirà la maschera della registrazione COAN per poter verificare quanto generato in automatico ed apportare eventuali variazioni.
Nell’esempio che segue viene registrato contabilmente un acquisto di cancelleria (da fattura ricevuta).



Essendo il conto Spese di cancelleria collegato al centro di costo UFFICI, la registrazione COAN che ne deriverà e che si aprirà automaticamente dopo il salvataggio sarà la seguente:



Come si può notare, la rilevazione del costo sul centro di costo UFFICI è stata generata automaticamente tramite un movimento di “partita doppia” che ha come contropartita il conto contabile “Spese di cancelleria”. La rilevazione in partita doppia consente di risalire sempre alla sorgente del costo imputato al centro di costo. In questo caso la sorgente è un evento di tipo “CG” (rilevazione COGE) identificato dal conto “8202004-Spese di cancelleria”.

Ovviamente la registrazione COAN presentata può essere liberamente modificata dall’operatore ma sempre in modo coerente coi valori di costo di provenienza.

In questo secondo esempio, derivante dalla registrazione di una classica fattura di acquisto servizi energetici, la registrazione COAN che viene automaticamente generata e proposta è la seguente:



In questo caso, il costo dell’energia è stato distribuito in percentuale sui 3 centri di costo, così come definito dalla causale COAN presente sul conto COGE 8420001-Costi energia elettrica. Anche in questo caso la ripartizione calcolata dal sistema può essere liberamente modificata, ad esempio eliminando 2 centri di costo e imputando l’intero valore ad un unico centro di costo.

Nell’esempio che segue, invece, si andrà ad incrementare i costi sul centro di costo A sottraendoli dal centro di costo B, ad esempio a seguito di successive verifiche operative. In questo caso si agirà direttamente dalla prima nota COAN senza passare dalla prima nota COGE (menu COAN🡪 Prima nota COAN), inserendo una nuova registrazione:



Per creare la nuova registrazione è sufficiente confermare il numero progressivo di registrazione proposto dal sistema, specificare la data di competenza della movimentazione ed indicare nel dettaglio dei movimenti i centri di conto coinvolti dal giroconto, coi relativi valori Dare/Avere e le causali di movimentazione.
Nota :  un movimento in DARE su un centro di COSTO rappresenta un addebito di costo, mentre un movimento in AVERE rappresenta uno storno di costo o un accredito di un ricavo.


5. Visualizzazioni ed elaborazioni

Il modulo COAN viene fornito con un set standard di visualizzazioni raggiungibile dal menu COAN\Visualizzazioni. L’elenco delle visualizzazioni può essere esteso con elaborazioni e rendicontazioni personalizzate.

La visualizzazione Movimenti COAN è un brogliaccio con tutte le movimentazioni del periodo selezionato, utile per ricerche ed identificazioni delle singole registrazioni COAN.

La Scheda centro di costo è lo strumento di base per rendicontare il singolo centro di costo. In questa visualizzazione vengono estratti tutti i movimenti di competenza di uno specifico centro di costo nel periodo selezionato e vengono visualizzati tutti i riferimenti documentali necessari insieme ad un saldo progressivo. Come per tutte le visualizzazioni, i dati estratti sono esportabili vs Excel, Html, csv o stampabili.

La visualizzazione Centri di costo fornisce semplice riepilogo lineare per centro di costo, coi relativi saldi alla data corrente e la comparazione coi saldi dei 2 anni precedenti.


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