Introduzione

Attivare la tracciabilità per un componente significa che per ogni relativo movimento di carico/scarico è necessario identificare un lotto.
Tradotto in termini di “complessità operativa”, la gestione di un componente tracciabile può essere suddivisa e riassunta così:

Accettazione e carico per acquisto di un componente a lotto :                15% della complessità operativa
Prelievo di un componente a lotto per preparazione produzione:        20%
Scarico di un componente a lotto alla conclusione di un lotto:                60%
Gestione altre movimentazioni (resi – inventari)                          5%

Se in fase di accettazione e carico, piuttosto che di prelievo per produzione, è sufficiente recuperare il lotto maneggiato dal package del componente piuttosto che dalla documentazione allegata (ad es. bolla fornitore) in fase di scarico a conclusione di un lotto di produzione la gestione richiede molto più tempo in quanto l’identificazione del lotto (o dei lotti) utilizzati e montati sul prodotto finito nella maggior parte dei casi deve essere fatta visivamente e pezzo per pezzo.
Questo deve essere tenuto molto in considerazione in fase di avvio della gestione.

Per completare la filiera di tracciabilità è inoltre necessario attivare la gestione a lotti anche per i prodotti finiti o semi-lavorati che monteranno il componente tracciabile. In questo caso il lotto produttore corrisponde al lotto Jazz e consentirà di tracciare quale lotto è stato movimentato in uscita/ingresso dall’azienda. Sapendo quali tracciabili sono stati montati su un particolare lotto Jazz, è possibile concludere la filiera della tracciabilità di ogni componente.

ATTIVAZIONE TRACCIABILITA’ A LOTTI SU ARTICOLO

Per attivare la gestione a lotti entrare in Anagrafica articoli, sezione Dati gestionali, spuntare la casella Gestione a lotti e confermare.
Eventuali esistenze di magazzino verranno automaticamente aggiornate ad un lotto fittizio “*”, in quanto non è ammesso avere giacenze fisiche di prodotto senza lotto.  Dal momento dell’attivazione non sarà più possibile registrare una qualunque movimentazione dell’articolo (come carico o scarico) senza la specifica di un lotto; nel caso specifico dello scarico, il lotto specificato dovrà essere scelto tra quelli giacenti al momento dello scarico.

L’eventuale impegnato dell’articolo non viene aggiornato durante l’attivazione della gestione a lotti e quindi rimane imputato nel magazzino ad un lotto “” (vuoto, non definito). Sarà cura dell’operatore aggiornare i documenti attivi che generano l’impegnato integrando il codice di lotto “*” per i quantitativi effettivamente ancora in elaborazione.

In caso di impegnato generato da commesse di produzione, le eventuali distinte di prelievo di magazzino collegate che contengono il componente diventato tracciabile, dovranno essere aggiornate manualmente con l’inserimento del lotto “*” riferito all’articolo in questione.  
Si consiglia di effettuare l’aggiornamento delle distinte di prelievo attraverso la procedura di Avanzamento lotti, con l’evasione della fase di preparazione materiale (in genere “PREPA”) nei lotti ancora aperti. L’evasione della fase “PREPA”, infatti, consente di aggiornare la distinta di prelievo della commessa coi lotti delle materie prime tracciabili in modo semplice e mirato ai soli componenti tracciabili. 
In caso di impossibilità all’evasione della fase di preparazione materiale, si dovrà agire direttamente sulla distinta di prelievo associata alla commessa in questione, creando una nuova revisione ed integrando i lotti per i componenti tracciabili e solo per l’effettiva quantità ancora impegnata dalla produzione. Ad esempio, una distinta di prelievo che impegna il componente “XYZ” per 100 pz, ora divenuto tracciabile, ma già evasa parzialmente per l’assemblaggio di 25 pz del prodotto finale, la si dovrà aggiornare lasciando una riga di impegno per l’articolo “XYZ”, Qtà=25 pz, senza lotto ed aggiungere una nuova riga di impegno per l’articolo “XYZ”, Qtà=75 pz, Lotto “*”, per un totale impegnato di 100 pz come all’origine.

Nota
E’ consigliato attivare la gestione a lotti anche su tutti i semi-lavorati o prodotti finiti che contengono componenti gestiti a lotti. Questo per consentire di completare la filiera della tracciabilità dei componenti e recuperare con quali lotti di prodotti finiti sono stati consegnati ai clienti finali.

ATTIVAZIONE TRACCIABILITA’ IN PRODUZIONE

Per la richiesta dei lotti prelevati per la produzione è necessario gestire una fase di lavorazione per la “preparazione del kit di produzione”.  E’ quindi necessario che la fase, oltre che ad essere configurata, sia inserita in tutte le lavorazioni o almeno nelle lavorazioni collegate a prodotti che contengono tracciabili.

In ogni caso, in fase di chiusura lotto, lo scarico della distinta dei componenti viene bloccato in assenza di una definizione di lotti utilizzati.
Nella fase di preparazione (nell’esempio “PREPA”), aggiungere un’azione “DISTINTA_PRELIEVO”, senza parametri, come in figura.

CARICO DI UN COMPONENTE TRACCIABILE

Nel momento in cui si attiva la gestione a lotti anche solo per un componente, è necessario attivare l’evasione di un ordine fornitore con un documento di accettazione merce. Questo perché risulterebbe impossibile generare automaticamente un documento di carico senza la specifica dei lotti ricevuti.
Il documento di Accettazione Merce consente di integrare una serie di informazioni sul carico in elaborazione, tra le quali i lotti produttore, e di riportarli nel successivo documento di carico.

Dal punto di vista operativo, l’accettazione merce deve richiedere il lotto produttore per i soli componenti tracciabili, consentire all’utente di “splittare” rapidamente una riga di carico in più righe, una per singolo lotto ricevuto, e di specificarne le relative quantità.
In fase di accettazione standard non sono previsti particolari controlli di validazione dei lotti produttori. E’ possibile tuttavia inserire logiche custom di riconoscimento e validazione lotti.
L’evasione finale di un’accettazione merce genererà un carico di magazzino formalmente corretto e verranno caricate le giacenze per singolo lotto specificato.

PRELIEVO DI UN COMPONENTE TRACCIABILE PER PRODUZIONE

Eseguito il prelievo fisico di magazzino, l’operatore dovrà evadere la fase “PREPA”, indicando, se richiesto dal sistema, i lotti della materia prima tracciabile.
Jazz visualizzerà una maschera come in figura, dove sarà possibile digitare per ciascun codice di materia prima il relativo lotto prelevato e la quantità prelevata. In presenza di più lotti produttore per un singolo codice articolo è possibile dividere la riga di prelievo originaria in due o più righe, facendo un click col tasto destro del mouse sopra la riga stessa e scegliere la voce “Dividi riga per lotto”. Una volta divisa la riga sarà possibile differenziare i lotti e le relative quantità prelevate.

La conferma della procedura andrà a revisionare ed aggiornare la distinta di prelievo con la specifica dei lotti prelevati.

SCARICO DI UN COMPONENTE TRACCIABILE PER PRODUZIONE

Durante l’evasione dell’ultima fase utile di un lotto, o comunque di una fase che scarica il magazzino componenti, vengono richiesti nuovamente i lotti di materia prima che sono stati “effettivamente utilizzati” nella produzione del lotto. Questo perché in fase di prelievo si definiscono lotti e quantità per l’intera commessa di produzione, mentre l’evasione di un singolo lotto potrebbe riguardare una quantità parziale dell’intera commessa.
La compilazione dei lotti effettivamente utilizzati e delle relative quantità deve essere fatta con le stesse modalità della compilazione in fase di prelievo. Anche in questa fase è disponibile la procedura di “Divisione riga per lotto” sul tasto destro sopra una riga di scarico.
I lotti digitati e le relative quantità subiranno un controllo formale di validità e coerenza con quanto definito in fase di prelievo: non è possibile quindi scaricare un lotto di materia prima non presente nel prelievo od un quantitativo più elevato di quanto definito nel prelievo.

E’ conveniente che la fase di identificazione finale dei lotti da scaricare venga eseguita da personale in grado di visionare fisicamente quanto montato. In caso contrario si consiglia di accompagnare la documentazione di chiusura lotto con l’elenco dei lotti effettivamente montati, al fine di semplificare l’operazione di evasione fase a chi di competenza.

ANALISI DELLE MOVIMENTAZIONI DEI LOTTI DI MATERIA PRIMA

Utilizzare le procedure esistenti “Elenco articoli con esistenza per magazzino e lotto” o “Scheda articolo” per verificare le effettive situazioni di disponibilità per lotto e verificare i movimenti che hanno generato tali valori.

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